Åre har arrangerat 100 världscuper, alpina VM 2007 och 1954. Nu ser man framemot nästa stora evenemang – det alpina skid-VM 2019. Men hur planerar man ett sådant stort evenemang?

Vad bidrar evenemanget med till orten?
Innan man ansöker om att arrangera ett stort evenemang finns det många saker att fokusera på. Att tänka på är också eftervärdet, vad evenemanget bidrar med till orten och vad som blir bestående som till exempel byggnationer och etableringar.

Karin Stolt Halvarsson, foto: Lisa Johansson

”- Innan man ansöker om att arrangera ett stort evenemang skall man fokusera på vad det bidrar med till orten efteråt”, säger Karin Halvarsson på bolaget Åre 2019 AB.

Finansiering
Bolaget Åre 2019 AB ägs till hälften av Skistar AB och till hälften av Svenska Skidförbundet. Evenemanget finansieras av sponsorer och Internationella skidförbundet FIS.

Finansiärer bakom skid-VM 2017 är Svenska Skidförbundet och det enskilda bolaget Åre 2019 (som skapas för det ändamålet) med hälften var.

Kandidatur
När man kommit fram till att satsningen var rätt så kandiderade Svenska Skidförbundet till att arrangera alpina skid-VM 2019. Ansökningarnas mottagare är FIS, det Internationella Skidförbundet.

Under urvalsprocessen åker en expertgrupp från FIS runt till de orter som kandiderat. De tittar på säkerhet, antal bäddar på orten med mera. Kraven är hårda men tydliga.

Uppbyggnad av organisation
I Åre arbetar nu åtta personer på plats i Sveriges alpina nationalarena– där också det Svenska Skidförbundet sitter – för att förbereda evenemanget. Som mest kommer man att ha 60-100 anställda.

”- Det är jätteroligt och spännande att vara med och arrangera ett alpint VM men man måste vara beredd på att arbeta med allt möjligt”, säger Lisa Johansson, en tidigare sportjournalist som nu arbetar för Åre 2019 AB.

Det anställs en projektledare för varje del av planeringsarbetet.

Arbetsuppgifterna varierande
För dem som arbetar för bolaget Åre 2019 AB är arbetsuppgifterna många och varierande.

Förbereda för media
En del av arbetet just nu är att förbereda samarbetet med media. Totalt beräknas 1500 personer från media bevaka evenemanget. Där måste man hjälpa till med det tekniska, boka boenden till journalisterna med mera.

Vid mediacentret under tävlingarna skall det finnas tillgång till personal som pratar många språk. Alla som anställs vid VM-organisationen skall kunna flytande engelska och gärna tyska eller något annat språk.

Skaffa sponsorer
Bolaget Infront har rättigheterna för sponsring. Det är de tillsammans med VM-organisationen som arbetar med sponsringsfrågor.

Förbereda boenden
Då tävlingsåkarna har olika krav på boende så hjälper man till att fixa både hotellrum och privata lägenheter där de kan bo under tävlingarna.

Förbereda publika aktiviteter
Förutom tävlingarna så förbereder man publika aktiviteter.

Publika platser
Tillsammans med Skistar, och utifrån kraven från FIS, tittar man på var publiken kan stå i banan. På Sveriges alpina nationalarena i Åre räknar man med minst 100 000 besökare under VM – perioden. Man hoppas på att locka publik från hela landet men främst från Sundsvall i öster och Trondheim i väster. Läktarna beräknas ta cirka 10 000 personer.

Damernas störtlopp Åre 2007.                            Foto: Nisse Schmidt, Sportbladet

Förbereda skidbackar
Då Skistar äger skidbackarna i Åre så är de ansvariga för att hålla bra säkerhet i backarna. Under ett så här stort evenemang finns alltid en ambulanshelikopter på plats och möjliga transportalternativ är genomtänkta. Man måste också se till att publiken kan få tillgång till mat och dryck vilket skapar möjligheter för fler samarbeten. Allt detta sker i samarbete med VM-organisationen.

Utbyte av erfarenheter med andra evenemang
För att utbyta erfarenheter och kunskap så har VM-organisationen tät kontakt med bland annat skidskyttarnas VM-organisation.

Anställa volontärer
Man beräknar att tävlingarna i Åre kommer att behöva 1500-1700 volontärer. Här söker man volontärer via skidklubbar i Sverige och bland idrottsgymnasierna. Inför VM 2007 fick man flera tusen ansökningar vilket man förväntar sig även denna gång. Man arrangerar bland annat olika testevent, till exempel i Hammarbybacken i Stockholm, för att öva organisationen. För att bli volontär är kraven höga, man skall vara en mycket god skidåkare och ha rätt attityd. Vi söker goda skidåkare men det går att vara volontär ändå. Det är många uppgifter som ska skötas av volontärer och alla kommer inte att behövas i backarna. Rekryteringen till VM 2019 kommer att ske fortlöpande och har redan startat.
Det utgår ingen lön men däremot får man tillgång till utrustning/kläder, mat och ett enkelt boende.

Hållbarhet
Att genomföra ett evenemang som är hållbart är något som man arbetar mycket med och som bör genomsyra samtliga delar av verksamheten. Ett exempel på det är att göra mycket material digitalt istället för på papper. Organisationen anlitar också många lokala entreprenörer.

Krishantering
Under ett så stort evenemang måste man ha arbetat fram planer för olika scenarion. Bland annat ska helikopter finnas på plats och medarbetarna ska vara utbildade i krishantering. Organisationen kommer att samarbeta med ett företag som har stor erfarenhet inom området.

Tävlingens genomförande
När tävlingen genomförs är det många som är på helspänn. Det gäller att vara beredd på att det mesta som kan hända och att man följer sina planer om det händer. Alla hjälper till där det behövs. Allt ska klaffa när de första teamen kommer till Åre, från transport och boende till  alla tekniska lösningar för TV och att tävlingsbanan är i toppskick.

Super-G Herrar 2007, Patrik Järbyn  
Foto: Nisse Schmidt, Sportbladet

Detta händer efter tävlingen
Efter tävlingarna kommer förhoppningsvis de största vinsterna för orten och dess näringsliv.

I Åres fall kommer det bland annat att innebära en ny belysning i bland annat Duved. En rad andra satsningar är också planerade men är i nuläget inte beslutade. Mediehuset som byggts inför VM 2019 är ett användbart utrymme för andra aktiviteter efter tävlingarna. Det gäller även andra investeringar som gjorts, som förbättringar i skidsystemet i Åre. Framför allt handlar det om att ge människor i byn, i regionen, Sverige och även internationella besökande, en fantastisk upplevelse och minnen för livet.

Ett alpint skid-VM är en möjlighet för Åre att visa upp sig för omvärlden, både nationellt och internationellt. Tidigare har man sett att antal besökare har ökat efter ett evenemang. Här är Åre Destination AB en stor aktör som kan göra skillnad.

På bilden överst: Anja Pärson under Skid-VM 2007,

• Text: Maria Lindqvist
• Foto: Nisse Schmidt, Sportbladet