Jag träffar många naturturismföretagare som undrar hur de ska göra med minsta antal deltagare på sina guidade aktiviteter. Här finns helt klart en potential att locka fler intresserade kunder att boka.

Vi tar ett exempel direkt…

Ett naturturismföretag i Uppland erbjuder sälsafari med kajak. En lättare lunch ingår. Man gör ett strandhugg på en ö där man grillar lokalproducerad korv och dricker kokkaffe.

Slurk slurk… påtår.

Sedan spanar man på några sälar, pratar om varför röda stugor är röda, ser som en bonus en havsörn svepa förbi innan man återvänder hemåt.

Turister kan boka in sig på turen mot betalning. Kunderna kan vara ensamma resenärer, par, familjer eller mindre kompisgäng.

Sälsafari med kajak

Pris: 1500 kr per person.

Antal deltagare: 4-8.

Det ser väl vettigt ut. Men vänta… vad innebär 4-8?

Ajajaj, där har vi ett vanligt misstag.

Många arrangörer av guidade turer anger ett minimiantal och ett maxantal deltagare. Man sätter en gräns för ett minsta antal betalande deltagare för att ska genomföra turen. Och man sätter en gräns för det högsta antal betalande deltagare som kan boka turen innan det är fullbokat.

Men varför?

Måste man inte ha gränser?

Mitt tips är att slopa minimiantalet för att få fler bokningar. Vi ska kika på varför…

Högsta antal deltagare

Maxantal är enkelt. Hur många deltagare kan du ta med ut? Vad är en bra storlek på gruppen? Säkerhetsmässigt och upplevelsemässigt?

Skriv gärna maxantal på hemsidan så att gästerna förstår att det är små grupper och väl genomtänkt.

Minsta antal deltagare

Varför skulle man som arrangör vilja sätta en gräns för ett minsta antal deltagare?

Här är det inte säkerhetsmässiga eller upplevelsemässiga faktorer som avgör. Det handlar om pengar. Man sätter ett minsta antal betalande deltagare för att inte riskera att gå back om det kommer för få deltagare.

Självklart ska du som arrangör räkna ut ett minimiantal. Du måste hålla koll på hur många deltagare som behövs för att det ska vara lönsamt att genomföra aktiviteten.

Frågan är bara hur du ska hantera minimiantalet i verkligheten.

Åter till sälsafarin…

Sälsafarin har ett pris på 1500kr per person. Arrangören har räknat ut att det blir tillräckligt med pengar om det kommer minst 4 betalande deltagare. Om det blir fler deltagare så blir lönsamheten bättre.

Arrangören lägger ut turen på sin hemsida och skriver att det är öppet för bokning. I beskrivningen av turen står det:

Antal deltagare: 4-8.

En belgisk turist (som blev sugen på att resa till Sverige efter att hon sett Mamma Mia på bio i Bryssel) besöker arrangörens hemsida och blir intresserad av sälsafarin. Hon funderar på att göra en bokning när hon plötsligt läser Antal deltagare 4-8.

Vad innebär det för den belgiska turisten? Tänk efter.

Hur ska hon tolka 4-8? Betyder det att hon måste resa med minst 3 andra personer för att hon ska få göra en bokning? Eller betyder det att hon måste mejla arrangören för att fråga om det är fler som redan anmält sig och om turen blir av? Och vad ska arrangören svara om ingen annan har bokat in sig än, men att turen kanske eller troligtvis kommer att genomföras? Att vi hoppas på det. Vi meddelar när vi vet.

Hur troligt är det att den belgiska turisten vill boka en tur som bara kanske kommer att genomföras?

Hur stor är risken att hon då istället råkar surfa vidare och hittar en annan sälsafari eller kajaktur på någon annan arrangörs hemsida? En arrangör som kan garantera att turen kommer att genomföras. Kanske på Västkusten? Eller i Blekinge skärgård? Eller så glömde hon helt bort sin kajaklängtan när hon råkade se en Facebook-annons för ABBA-muséet i Stockholm?

Ingen som vet. Men vi vet att kunden inte fick boka sin sälsafari direkt när hon ville.

Det har verkar inte så poppis eller?

Ett minimiantal kan också uppfattas som att turen inte är så populär. Det signalerar ut att det finns en överhängande risk att arrangören inte når upp till minimiantalet. Det kanske inte är så många som brukar boka? Vem vill lägga sina pengar på en aktivitet som inte är så populär?

Det här funkar inte. Att skylta med minimiantal alltså.

Så vad är alterantivet?

Vänd på pannkakan!

Vad skulle hända om arrangören testar att vända på tankarna och helt enkelt utesluter minimiantalet för att istället skriva:

OBS! Boka tidigt för att få plats. Vi tar max 8 delagare.

Skulle vår belgiska ABBA-turist känna sig mer eller mindre lockad att göra en bokning?

Det troliga svaret är att arrangören kommer att få fler bokningar. Och därmed minskar risken att tvingas genomföra turer med för få deltagare.

Om arrangören inte skriver ut ett minimiantal så finns så klart risken att arrangören tvingas genomföra turer som inte är lönsamma. Men i längden, utslaget på hela säsongen, så innebär det fler bokningar och mer lönsamhet.

Sammanfattning: Självklart ska arrangören räkna ut hur många betalande deltagare som krävs för att turen ska vara lönsam, men det behöver inte alls betyda att det behöver stå på hemsidan.

Rapport från verkligheten

Ett exempel…

En engelsk turist (som blev sugen på att resa till Sverige efter att ha läst ett reportage i Lonely Planets resemagasin om Vargsafari i Skinnskatteberg) bokar en sälsafari i Upplands skärgård för hela sin familj på 4 personer. Yes! Det innebär att arrangören har uppnått minimiantalet och sälsafarin kan gemomföra med lönsamhet.

Sedan kommer ett mejl från en dansk soloresenär som gärna vill följa med. Då är vi uppe i 5 deltagare = mer lönsamhet! Den danska soloresenären bokar turen, tar ledigt från jobbet, köper flygbiljetter och bokar ett enkelrum på ett hotell med havsutsikt i en vik.

Sedan avbokar den belgiska familjen. Döden. Vi är tillbaka på bara en deltagare.

Ajajaj, vad ska arrangören göra nu? Är det läge att ställa in hela turen?

Men sedan kommer räddningen. En solig dag ringer plötsligt Annie Lennox kusin Chuck Norris som vill boka in sig själv och fyra polare på sälsafarin, men dagen efter han ändrar till tre personer, eftersom två av Chucks polare hellre ville följa med på vargsafari med mig.

Ja, ni förstår… om du har så att folk kan boka in sig för att skapa en grupp av mixade turister ställs du inför problemet när du ska avgöra om du ska genomföra turen eller inte? Och hur ska du kommunicera det till deltagarna på ett vettigt sätt?

Om du skriver ut ett minimiantal så signalerar du ut en osäkerhet vilket i längden resuterar i färre bokningar.

Våga slopa minimiantalet!

Okej, det finns väl undantagsfall

Nu kan det ju vara så att du erbjuder en typ av aktivitet eller resa som innebär galet stora utgifter. En helikopterresa eller en lång bilresa som del i ett paket. Det kanske helt enkelt inte är ekonomiskt möjligt för dig att genomföra aktiviteten med för få deltagare. Du har inte råd att riskera att gå back helt enkelt.

Då kan det självklart vara befogat att skriva ut ett minimiantal även på hemsidan, att låta potentiella kunder förstå att turen faktiskt på riktigt kräver ett minsta antal deltagare.

Men var försiktig så du inte bygger onödiga hinder för kunden.

Lycka till!

• Text: Marcus Eldh