När de traditionella receptionsfunktionerna togs bort blev ankomsten smidigare för gästen. Bakom kulisserna återstod dock en tidskrävande hantering av fysiska nycklar. Genom att koppla samman r360, Inlet och LivionKey har Branäs minskat det manuella arbetet och skapat ett säkrare och mer skalbart ankomstflöde.

Branäs är en av Sveriges större skiddestinationer, med omkring 13 500 bäddar nära backarna. Anläggningen har under lång tid arbetat för att göra gästresan mer digital och skalbar. Som en del av den strategin togs de traditionella receptionsfunktionerna på destinationen bort, så att gästerna i stället kunde åka direkt till sitt boendeområde.

Men den digitala upplevelsen hade fortfarande en manuell flaskhals.

En digital gästresa med manuell nyckellogistik

Tidigare checkade de flesta gäster in genom att hämta ett kuvert med sin nyckel. Inför ankomstdagar behövde personalen förbereda kuvert, hantera utlämningslogistik och säkerställa att rätt gäst fick rätt nyckel.

Vid intensiva ankomstdagar, när hundratals gäster ska hanteras inom snäva tidsfönster, krävde processen omfattande samordning. Den innebar också en operativ risk eftersom en gäst kunde råka få med sig fel nyckel. Utmaningen var därför inte bara själva nyckelutlämningen, utan att skapa ett mer pålitligt och skalbart flöde bakom gästupplevelsen.

”Vi sparar många arbetstimmar, samtidigt som incheckningsupplevelsen har blivit både smidigare och säkrare för våra gäster.”

Sofia Zika
Head of Guest Services & System Development, Branäs

Tre system – ett sammanhängande flöde

I stället för att lägga till fler manuella steg eller ersätta system som redan fungerade valde Branäs att koppla samman de system som redan ingick i gästresan.

System         Funktion i flödet

r360                Hanterar boknings- och gästdata.

Inlet                Fungerar som integrationslagret som kopplar samman de relevanta systemen och skapar rätt behörighet.

LivionKey      Möjliggör säker, automatiserad hämtning och återlämning av fysiska nycklar via nyckelautomater

Före ankomst får gästen en kod via SMS. På destinationen kan gästen åka direkt till sitt boendeområde och hämta nyckeln i en LivionKey-automat. Efter vistelsen kan nyckeln lämnas tillbaka i samma typ av automat. Samtidigt behåller Branäs överblick och spårbarhet över utlämning och retur.

Det fysiska nyckelöverlämnandet blir därmed en del av samma automatiserade flöde som bokning och behörighetsstyrning.

Mindre förberedelser och en smidigare ankomst

Den manuella förberedelsen av nyckelkuvert har minskat betydligt. Branäs sparar många arbetstimmar, samtidigt som gästerna kan hantera en större del av ankomsten själva.

Processen har också blivit säkrare och mer tillförlitlig. Risken för felaktig nyckelhantering minskar och gästresan blir smidigare. Under perioder med höga ankomstvolymer ger det sammanhängande flödet bättre förutsättningar att hantera många ankomster med betydligt mindre manuell hantering.

Digitalisering utan att ersätta allt som redan fungerar

Värdet ligger inte bara i själva nyckelautomaten. Det uppstår när bokningsdata, behörigheter och fysisk nyckellogistik fungerar tillsammans i ett automatiserat operativt flöde.

Branäs planerar att fortsätta utveckla lösningen genom att ansluta fler system och öka flexibiliteten kring gästers tillträde och verksamhetens arbetsflöden. Riktningen är inte att ersätta det som redan fungerar, utan att koppla samman och förbättra verksamheten över tid.

För andra destinationer som kombinerar digital bokning med fysiska nycklar visar Branäs exempel på något viktigt: en modernare gästresa kan börja med att systemen som redan finns kopplas samman och får arbeta tillsammans.

Mer om r360 på Turismnytt

Detta är en artikel i samarbete med r360

• Text: r360
• Foto: Branäs