När du som hotellägare funderar på att byta ditt Property Management System (PMS-system), står du inför en process som kräver noggrann eftertanke. Varje hotell är unikt och har sina specifika behov och krav. Därför är det viktigt att komma ihåg att vad som fungerar för ett hotell inte alltid är den bästa lösningen för just din hotellverksamhet.

Det är av största vikt att inte enbart förlita sig på andras rekommendationer utan att noggrant utföra en egen utredning. Detta säkerställer att du investerar dina resurser i det system som bäst passar din verksamhet.

Involvera rätt expertis

När du genomgår utredningsprocessen är det klokt att involvera någon, antingen inom eller utanför din organisation. En person som har en djup förståelse för din anläggnings specifika systembehov. Det kan vara en projektledare, IT-chef eller en erfaren rådgivare med erfarenhet av många olika internationella system.

Du kan fundera på att ta hjälp av tredje part när du utforskar system. En tredjepartskonsult eller rådgivare med ett omfattande nätverk av leverantörer kan vara ovärderlig. Detta kommer att säkerställa att du har det bredaste urvalet av leverantörer att välja mellan. Det är dock avgörande att denna person inte har någon dold agenda som gynnar en specifik leverantör, då det kan påverka beslutsprocessen negativt.

Skapa en noggrann kravlista

En central del av utredningen är att skapa en noggrann kravlista. Fråga dig själv vad du vill uppnå med ditt system och var du ser din anläggning om fem år. Identifiera också vad som saknas i ditt nuvarande PMS-system och utvärdera användarvänligheten inom alla avdelningar i din verksamhet. Genom att tydligt definiera dina mål och krav kan du välja ett system som bäst uppfyller din långsiktiga vision.

Verifiera tvåvägskopplingar

Många system erbjuder tvåvägskopplingar till andra system, som bokningsmotorer och betalningslösningar. Men det räcker inte bara att säkerställa att kopplingen existerar. Många av dessa kopplingar är framtagna för en specifik kund och behöver inte uppfylla dina specifika krav.

Det är viktigt att noggrant verifiera hur den fungerar i praktiken, eftersom en dåligt implementerad tvåvägskoppling kan leda till onödiga komplikationer och kostnader. I systemutredningen är det bra att inte endast ställa frågan om en 2-vägs koppling finns men också hur systemanvändningen ser ut.

Fördelar och nackdelar med molnbaserade PMS

Att välja ett molnbaserat PMS-system erbjuder flera fördelar, inklusive tillgänglighet och flexibilitet, automatiska uppdateringar, kostnadseffektivitet och inbyggd säkerhetskopiering. Du kan enkelt hantera din verksamhet från olika platser och hålla dig uppdaterad med den senaste programvaran utan stora initiala investeringar.

Trots detta finns det vissa nackdelar. Till exempel att du är beroende av en internetanslutning och dataskydds- och sekretessfrågor. Det innebär även ett annat sätt att arbeta i och med att flerparten av dessa typer av system inte har någon Night Audit, som innebär en ändring av rutiner. Därför är det avgörande att även involvera ekonomi-avdelningen i projektet.

Fokus på verkliga behov

Även om det kan vara frestande att välja det mest funktionsspäckade PMS-systemet eller det system med den mest övertygande säljpresentationen, är det oftast inte det bästa alternativet för dina specifika behov. Överväg noggrant vad du verkligen behöver och vad din personal kommer att använda dagligen. Undvik att investera i funktioner som du aldrig kommer att använda. En mer avskalad lösning kan vara ekonomiskt fördelaktig och fokusera på det som verkligen har betydelse för din hotellverksamhet. Prioritera användarvänlighet och jämför kostnader mellan olika leverantörer.

Sammanfattningsvis är valet av ett PMS-system avgörande för din hotellverksamhet och bör inte göras i hast. Genom att utföra en utredning och fokusera på dina specifika behov och mål kan du försäkra dig om att du väljer det rätta systemet för din verksamhet.

Om Taktikon

På Taktikon har vi lång och gedigen erfarenhet inom hotellteknik och är väl förtrogna med de utmaningar och möjligheter som branschen erbjuder.

Vi arbetar dagligen med de flesta PMS-system och har därför en omfattande erfarenhet av användarvänlighet och tekniska lösningar, samt hur dessa fungerar i praktiken. Taktikon sätter starkt fokus på effektiv systemhantering och kostnadseffektivitet. Vårt mål är att hjälpa dig att hitta den bästa tekniklösningen som uppfyller dina behov och gynnar din anläggning på bästa sätt.

Vi är här för att vara din pålitliga partner och guide genom den komplexa världen av teknikleverantörer, lösningar och plattformar.

Läs mer om Taktikon och hur vi kan hjälpa er här.

• Text: Taktikon
• Foto: Taktikon